Caducidad de documentos (part 1)

La caducidad de documentos está regulada por varias leyes en función del tipo de documento.

El artículo 4 de la LOPD (Ley de protección de datos) regula la calidad en el tratamiento de los datos caracterizados como personales. En su apartado 5º nos dice:

“Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.”

Pero la realidad es otra. Constantemente nos encontramos con que Organizaciones y empresas lo guardan todo “ad eternum” principalmente por estas razones:

  • Porque basta que te deshagas de algo para que te lo pidan (“Te acuerdas de aquel tema…”, “no lo tendrás guardado…”)
  • Porque guardar y no tirar evita pensar.
  • Porque en muchas ocasiones se desconocen los plazos de conservación que debemos aplicar

Esos plazos no son simplemente los de prescripción de las infracciones recogidas en la LOPD (artículo 47), sino que en función de la actividad o actividades desarrolladas por la Organización o Empresa, deberemos observar diferentes plazos de conservación. Algunos pueden ser aplicados a cualquier actividad, como pueden ser los referidos a la documentación generada en las relaciones laborales, pero en muchos supuestos deberemos aplicar plazos específicos para una concreta actividad. Ahí es donde se complica, porque actividades hay todas las que pueda imaginar, y regulación tenemos nacional y autonómica.

Para intentar clarificar cuales son los plazos de conservación por actividad iremos publicando un cuadro de plazos de conservación de documentación.

En este post empezaremos por la primera y más común en toda actividad empresarial.

Documentación de carácter Laboral o relacionados con la Seguridad Social.

  • Plazo de conservación: 4 AÑOS
  • Tipo de documentos: Documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.Añadir toda la documentación contractual: el RD 1424/2002, de 27 de diciembre, por el que se regula la comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas, nada establece a este respecto, por lo que analógicamente aplicaremos el precepto anterior.
  • Referencia Legal: Artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Continuaremos en el próximo post. Estate atento/a

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